7 Tips voor makkelijk leesbare teksten schrijven

stapel notitieblokken en potloden voor 7 tips om makkelijk leesbare teksten te schrijven

Moeite met lezen, schrijven en/of rekenen

Waarom 7 tips voor makkelijk leesbare teksten schrijven? Omdat het geen overbodige luxe is. Zo’n 2,5 miljoen volwassenen hebben grote moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Ook kunnen zij bijvoorbeeld vaak niet of nauwelijks omgaan met computers en smartphones. Het is goed om je hiervan bewust te zijn wanneer je teksten voor je klanten schrijft. Reclameboodschappen of informatieve berichten bijvoorbeeld. Maar eerst even iets over onze taal en verschil tussen vraag en aanbod van teksten qua leesniveaus.

Nederlands is een wereldtaal

Wat antwoorden willekeurige voorbijgangers als je vraagt “Is Nederlands een wereldtaal of niet?”. Ik denk ik dat het merendeel “niet” zal zeggen. Ik had het zelf niet verwacht en gedacht en toch wordt Nederlands gezien als één van de wereldtalen. Misschien zegt dat meer iets over mijn intelligentie. Het zij zo. Er zijn bijna 24 miljoen mensen, die Nederlands spreken.

De meeste Nederlandstaligen wonen natuurlijk in Nederland zelf, een kwart in België en 400.000 mensen in Suriname. Ook op Aruba, Curaçao en Sint-Maarten wordt Nederlands gesproken. Dat wist ik dan nog net.

Nederlands is een officiële taal in zes landen. Oké. Maar dat Nederlands op de 40e plaats van de ruim 6000 talen, die er zijn, staat, dat wist ik niet. En ook niet dat het de 12e taal op internet is. Niet slecht voor ons kleine landje. En een minpuntje voor mijn algemene kennis.

wereldbol in water

Op de site Lijst van verschillen tussen het Nederlands in België, Nederland en Suriname vind je leuke verschillen. Zo is opa in het Vlaams bompa en in het Surinaams ouwpa. Overigens goed om rekening mee te houden voor SEO (zoekmachineoptimalisatie).

Vlamingen zoeken vaak op andere termen dan Nederlanders. In Nederland zelf zijn er ook verschillen. Mannen gebruiken bijvoorbeeld andere zoekwoorden dan vrouwen.

Zo’n 2,5 miljoen Nederlanders hebben moeite met lezen, schrijven en/of rekenen

– Stichting Accessibility

Vraag en aanbod van leesniveaus liggen ver uit elkaar

grafiek over leesniveaus

Er zijn zes verschillende leesniveaus. Dat zijn Europese normen om te bepalen hoe goed iemand een vreemde taal beheerst. De leesniveaus variëren van A1 (hele eenvoudige zinnen van een paar woorden) tot C2 (erg moeilijke teksten, zoals wetenschappelijke publicaties).

Dit gaat dus over mensen, van wie Nederlands niet de moedertaal is. Maar vergis je niet. Ook de vraag van geboren en getogen Nederlanders naar B1 is groot. Dat is maar 1 stapje verder dan A2, wat de norm voor inburgeraars is.

Eh… ja, ik lees zelf ook het liefst op B1 of B2-niveau.

Doe mij maar B1

Nu blijkt er een groot verschil te zijn tussen de niveaus waarop een taal wordt aangeboden en de behoefte van mensen aan dat niveau.

Hierboven zie je een grafiek, die ik van de site van de Stichting Accessibility heb gehaald. Deze grafiek geeft aan op welk niveau de overheid teksten laat schrijven (de paarse blokken). Ook laat de grafiek zien op welk niveau de mensen graag lezen (de blauwe blokken). Je ziet het verschil vrijwel meteen. Er wordt enorm veel informatie op niveau C1 aangeboden, terwijl de meeste mensen (60%) het liefst een tekst op niveau B1 lezen. Gratis kranten gebruiken voornamelijk niveau B1 trouwens.

Onzin?

Taalwetenschappers zijn het niet eens met de onderbouwing van de percentages. En vinden het eigenlijk maar onzin. Maar is dat ook zo? Ik vind van niet. Er worden te veel ingewikkelde, lange zinnen gemaakt. Moeilijke woorden gebruikt, die je niet iedere dag tegenkomt. Vaak gebruiken mensen vakjargon.

Dat zijn woorden, die allen door mensen worden gebruikt, die een bepaald vak uitoefenen. En voor anderen gewoon niet te begrijpen zijn. Of er worden geen duidelijke verbanden gelegd, zodat je de draad kwijtraakt en er niets meer van snapt.

Ik heb onder andere als beleidsmedewerker bij en voor diverse gemeenten gewerkt. En ook ik maakte me schuldig aan het schrijven van te ingewikkelde teksten. Terwijl ik er wel op probeerde te letten om het niet te doen. Want wat heeft het voor zin om iets te schrijven wat het merendeel van de mensen niet goed snapt.

7 tips voor makkelijk leesbare teksten schrijven

1. Geeft de tekst een duidelijke structuur

Een duidelijke structuur gebruiken is niet alleen goed omdat lezers lui zijn. Als je een langer artikel of brief schrijft is het handig om van koppen, subkoppen en alinea’s gebruik te maken. Zo kunnen lezers makkelijk een document scannen en de belangrijkste zaken er meteen uithalen. Zeker als je van een beeldscherm leest is dat fijn.

Voor mensen, die een screenreader gebruiken om artikelen op internet te lezen, ook. Begin je tekst met de grootste kop. Ik begin met H2 omdat ik H1 al in mijn header gebruikt wordt. En dan werk ik naar beneden. De groene koppen zijn van H2-niveau. Voor paragrafen gebruik ik H3, voor subparagrafen H4 etc. In een Word document doe je hetzelfde qua structuur.

2. Maak het nog overzichtelijker met een kernzin

De structuur zorgt al voor overzicht. Een kernzin aan het begin van een alinea maakt het nog overzichtelijker. Na de kernzin kun je met argumenten of voorbeelden komen. Zie als voorbeeld mijn allereerste alinea. Ik begin met een kernzin. Daarna kom ik met argumenten waarom 7 tips voor makkelijk leesbare teksten handig (en nodig) zijn.

Je kunt een kernzin overigens ook aan het eind van de alinea plaatsen. Dan heeft hij de functie van samenvatting. Ook prima.

3. Houd zinnen en alinea’s redelijk kort

Door zinnen kort te houden is een tekst makkelijker te lezen. Maar wat is kort? Als vuistregel kun je ongeveer 10 tot 15 woorden aanhouden. Heb je toch te lange zinnen geschreven? Van een (te) lange zin kun je heel gemakkelijk twee of meer korte zinnen maken. Een wat langere zin is geen ramp, zolang je hem met een kortere afwisselt. Dat maakt het lezen ook prettiger. Ga dus niet krampachtig woorden zitten tellen. Maar dat een zin, die 4 regels beslaat, niet handig is, behoeft denk ik geen toelichting.

Steeds meer mensen maken gebruik van mobiele telefoons om informatie op te zoeken. Daarna gaan ze, bij voldoende interesse in het onderwerp, het nalezen op een tablet, laptop of desktop. Maak alinea’s voor online communicatie daarom korter dan voor offline communicatie. Gewoon omdat het op die manier op een mobiele telefoon fijner leest.

4. Samenhang

Samenhang of overgangszinnen: ze verbinden twee onderwerpen met elkaar. Je kunt het zien als een soort cement. Voorbeelden van overgangswoorden zijn omdat, daarom, namelijk, ten eerste, ten tweede, vervolgens, hierna, want en bijvoorbeeld. De aanbeveling is om hier ook voldoende gebruik van te maken (zeker zo’n 20 tot 30% van je tekst).

5. Gebruik vaak voorkomende woorden

meisje dat een boek niet kan lezen

Het heeft geen zin om woorden te gebruiken, die bijna niemand kent. Overigens zijn ‘moeilijke” woorden niet hetzelfde als vakjargon. Maar beter is het dus om spreektaal of informeel taalgebruik te hanteren.

Een goede test is ook om iemand anders de tekst te laten lezen. Dat doe je waarschijnlijk niet met een kort briefje. Als je daarentegen een rapport schrijft of een langere tekst is het wel handig. Of als het om een specifiek onderwerp gaat waar jij veel verstand van hebt maar je publiek niet. Dan kan een buitenstaander aangeven wat onduidelijk is of vragen oproept.

Als je toch een redelijk onbekend woord gebruikt is het een goed idee om er een hyperlink van te maken. Dan wordt een link gelegd naar de pagina, waar het woord omschreven wordt. Zie hier als voorbeeld het woord hyperlink.

6. Schrijf actief in plaats van passief, dat leest een stuk makkelijker

Actief of passief

Een voorbeeld van een passieve zin is: Van alle teksten, die geschreven worden, leest ruim 60% van de Nederlanders het liefst die op B1-niveau. Als je deze zin actief wilt maken gaat het als volgt: Ruim 60% van de Nederlanders leest het liefst alle teksten op B1-niveau.

7. Lettertype en afkortingen

Je kunt het beste een wat groter lettertype gebruiken. Dat heeft niks met leeftijd te maken. Het leest fijner. Voor afkortingen geldt: vermijden als het even kan. Schrijf geen bijv. maar bijvoorbeeld en of iets dergelijks in plaats van o.i.d. Je schrijft tenslotte geen (ouderwetse) contactadvertentie. 😉

Zoals je misschien gezien hebt, heeft mijn website een stukje gratis software voor webtoegankelijkheid. Hiermee kunnen mensen van alles regelen. Het lettertype of het contrast vergroten, de screenreader inschakelen, hyperlinks tonen en nog veel meer. Het is niet moeilijk om te (laten) installeren en je doet er veel mensen een plezier mee.

Waarom simpel schrijven niet makkelijk is

Ik probeer mijn eigen teksten simpel te houden. En toch valt dat vaak niet mee. Niet omdat ik zo intelligent ben hoor. Ik begon trouwens wel als kind heel vroeg te lezen en schrijven en vind het nog steeds het leukste wat er is. Ik probeer B1- of B2-niveau aan te houden maar dat is soms best lastig.

Want wat is nu het probleem: duidelijk schrijven en kleutertaal gebruiken liggen dicht naast elkaar. Voor je het weet sla je door en voelt de lezer zich niet serieus genomen. “Ik ben niet achterlijk”. Goed bedoeld maar de plank dus misgeslagen. Als je een onderwerp goed doordacht wilt uitwerken moet je allerlei aspecten beschrijven. Dat kan een tekst moeilijker maken om te lezen en of te begrijpen. En probeer wet- en regelgeving maar eens op een eenvoudige manier te omschrijven.

Als je met iedereen communiceert, communiceer je met niemand

Je ontkomt er dus niet aan om het soms wat ingewikkelder te maken. Dat geeft ook niet. Je moet vooral kijken naar de doelgroep waarvoor je schrijft. Het is onmogelijk om een onderwerp voor iedereen op een leuke, interessante manier te behandelen. Schrijf “gewoon” lekker duidelijk en zorg voor voldoende toegevoegde waarde.

Leesniveaus checken

smiley checken

Er zijn diverse manieren om je leesniveau te checken. Ik heb mijn website met WordPress gebouwd. Als de tekst te moeilijk of te passief is word ik gelijk door Yoast op mijn vingers getikt. Yoast is een plugin, een ondersteunend middel, die een aantal factoren op je webpagina controleert. Heel handig.

Een andere manier om te kijken hoe je tekst scoort is gebruikmaken van de gratis Leesniveau Tool van de Stichting Accessibility. Je kunt elke tekst, die je hebt gemaakt kopiëren en plakken in het witte vlak. Tot maximaal 10 keer. Op Zoekeenvoudigewoorden.nl kun je checken of woord op B1- of A2-niveau is. Een betaalde tool om het leesniveau te checken is Texamen.

Stichting Accessibility

Stichting Accessibility zul je vaker tegenkomen in mijn blogs. Het zet zich met name in voor de ontwikkeling en het beheer van toegankelijke websites en apps. De missie van de stichting: een drempelloze digitale wereld voor iedereen. Daar sluit ik me graag bij aan. En daar zal ik vaak aandacht voor vragen.

Ik begon met het gegeven dat zo’n 2,5 miljoen mensen moeite hebben met lezen, schrijven en/of rekenen. Net zoveel mensen hebben geen volledige toegang tot internet. Door allerlei beperkingen. En daar zijn echt wel hulpmiddelen voor. Maar slecht gebouwde websites of verkeerd opgestelde Word documenten en PDF’s maken de toegankelijkheid niet helemaal of helemaal niet mogelijk. Daar moet wat aan gebeuren!

“Ik begrijp uw brief niet-sticker”

Een uitstekend initiatief van een organisatie, die op leesbaarheid let en er iets mee doet, is Radar. Radar ondersteunt mensen met een (verstandelijke) beperking in Zuid-Limburg. Deze mensen krijgen regelmatig brieven, die zij niet begrijpen. Dat willen ze graag duidelijk maken. Daarom heeft Radar, in samenwerking met de centrale cliëntenraad, een speciale sticker gemaakt.

De ‘ik begrijp uw brief niet-sticker’. Op de sticker staat “Ik begrijp uw brief niet”. De ontvanger plakt de sticker op de envelop van een moeilijke brief en stuurt de brief terug naar de afzender. Op deze manier hoopt Radar mensen te overtuigen van het belang van eenvoudige taal. Ik vind het geweldig!! Zelf zou ik er ook een paar willen hebben. Om een brief naar het UWV terug te sturen bijvoorbeeld.

Tooltip

Op de site debatrix.com vind je diverse tools om je teksten te controleren op lengte, op overtuiging, hoe vaak je een bepaald woord in een tekst gebruikt en tips. Woorden tellen is ook een fijne site. Het telt niet alleen het aantal woorden van een tekst. Ook worden het aantal karakters, zinnen, paragrafen en de woorddichtheid aangegeven. En test, wat ik al eerder noemde, Texamen eens uit. Dat kan 14 dagen gratis.

Heb jij voldoende inzicht of jouw teksten overkomen bij je klanten? Laat me weten hoe je dit checkt zodat we tips met elkaar kunnen delen. Of neem contact op als je meer wilt weten over communicatie, zowel on- als offline.

Geef een reactie